Står din virksomhed på et solidt fundament?

Den langsigtede succes for medico virksomheder afhænger af styrken af det fundament, de står på.

God dokumenthåndtering er en kritisk komponent i dette fundament – og faktisk kan det være den vigtigste del – fordi det er arkivet, hvor alle objektive beviser og beviser omkring en organisations produkter er placeret.

Det burde være den eneste kilde til sandhed, at de rigtige processer fandt sted, at de rigtige mennesker var involveret, og at de rigtige produkter faktisk blev udviklet. Når et teams dokumenthåndteringstilgang synes at foregå ad-hoc, dvs. placeres i tilfældige arkivskabe eller i en dropbox-mappe, er hele virksomhedens grundlag ustabilt.

Få opbygget gode rutiner – så du gør det rigtige – helt ubevidst

At få indarbejdet de rutiner, det kræver at have en fuldstændig opdateret dokument-database, vil ikke kun gøre dit fundament stærkere – det vil også hjælpe dit team med at drifte på et højere kvalitetsniveau.

 

 

 

 

Når organisationer ikke ved, hvornår eller hvordan eller, hvad de skal gøre for at formalisere dokumentationspraksis, kan det forårsage enorme mængder af forvirring i det lange løb. Team-medlemmer ender ofte med at opbevare og vedligeholde dokumenter på deres harddiske eller ty til at oprette et cloudlager for at dele filer, men disse steder bliver bare dumpstationer for “diverse” og tilfældige dokumenter.

Hvad kendetegner gode dokumenthåndteringssystemer?

Når dokumenthåndteringssystemer er hensigtsmæssigt struktureret fra starten, er de faktisk med til at fremme innovation og vækst i stedet for at hæmme det. Stærke dokumenthåndteringsprocesser sikrer, at alle i din organisation, uanset afdelingen eller teamet, ved præcis, hvor et dokument er placeret, hvilket stadie det er i gennemgangsprocessen, hvad der stadig skal tilføjes, og om der kan være behov for handlinger. Det fremmer samarbejdskulturen mellem teams og hjælper med at skubbe projekter over målstregen på en mere rettidig måde.

Forskellen på ”Kalkuleret dokumentation” og ”Det-vi-kan-finde dokumentation”

Lad os sige, at du planlægger at købe en ny ordre af værktøj til en komponent, der er ved at blive udarbejdet. Uden en formel dokumentgennemgang kan du ende med at bruge tusindvis af kroner på værktøj, der ikke stemmer overens med dine nuværende specifikationer. Uden en formel gennemgangsproces, hvilke garantier har du for, at din købsbeslutning var korrekt?

Det tænkte scenarie vil sagtens kunne ske i virkeligheden – virksomheder havner faktisk i denne uheldige situation. Men hvad er så ”held” og, hvad er et ”kalkuleret resultat”? Når alt kommer til alt, så kunne hele problemet have været undgået, ved at have en mere formel dokumenthåndteringsproces på plads – eller i hvert fald en mere velovervejet beslutningsproces. Konklusionen må derfor være, at virksomheder i enhver fase af produktudviklingen lægger stor vægt på at forbedre strukturen og rækkefølgen på ​​deres procedurer.

 

Misforståede konsekvenser ved implementering af dokumentstyring

Det er ofte misforstået at tænke, at ved at have en formel dokumenthåndteringsproces på plads, vil det ‘kvæle min innovation’ eller ‘forsinke processer’. Det er dog være vores påstand, at hvis dit dokumenthåndteringssystem er indbygget i fundamentet for din virksomhed, vil et sådant system ikke have disse konsekvenser.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

At have god dokumentstyring kan faktisk netop spare penge og tid. Og tid er jo nutidens mest dyrebare ”vare”. Så enhver virksomhed, der producerer eller sælger medicinsk udstyr bør se det som en fordel at investere i god dokument styring.

Hilsner TEAM QA MED Solutions